5 tiltak for å redusere risikoen for å bomme på innføringen av ITSM


70-80% av all satsing på (IT Tjenestestyring) ITSM feiler. Et ITSM-rammeverk (ITIL, Six Sigma, ISO 20000, COBIT, etc) er ment å sikre styringen av IT med alle sine tenkelige aspekter. Rammeverkene kommer fra forskjellige miljøer og har derfor forskjellige innfallsvinkler. Alle har dog fellestrekk: Alle er store, uoversiktlige og har en svært bratt læringskurve for de som skal sette seg inn i dem.

Her er noen konkrete elementer du kan bruke for å sikre suksessen til prosjektet ditt:

  1. Få med deg toppledelsen
  2. Markedsfør
  3. Langsiktig verdiskapning: Begynn med grunnprosessene
  4. Kortsiktig verdiskapning: Fokusér på Quickwins
  5. Vær smidig

Så, vi begynner på toppen!

1. Få med deg toppledelsen

Dette har du sikkert lest mange ganger før, men hvordan skal man gjøre dette?! Her er noen tips:

  • Snakk forretningsspråk: Ledelsen snakker om de store tallene bak visjoner, målbilder, strategier, ROI og VOI. De bryr seg lite om en prosess heter «Change Management» eller «Endringsforvaltning».
  • Ha et forretningsperspektiv: Sikre samsvar mellom prosjektets mål og firmaets overordnede strategi. Bruk gjerne en Business Case[1][2] eller et rammeverk ala PRINCE2 som baserer seg på disse for prosjektgjennomføringen.
  • Involver finans på et tidlig tidspunkt. Finans er det som styrer en næring, og deres velsignelse teller mye. Sett deg ned sammen med noen på finans og regn ut hvordan dette prosjektet kan bistå den overordnede økonomiske strategien.

2. Markedsfør!

Over 50% av innføringsprosjekter feiler grunnet internmotstand! Det er ikke så ofte at man tenker på markedsføring som et verktøy til intern bruk. Dog er det like viktig for et prosjekt å vise verdi til interessenter og de som blir direkte påvirket av prosjektets resultater,  som det er å ha vanlig markedsføring er for et firma.

Her er noen tips:

  • Involver så mange som mulig: Jo flere som føler seg hørt og inkludert underveis, desto mindre endringsmotstand vil du møte.
  • Ta med opinionsledere: Ved å få med deg toppledelsen, har du sikret engasjement i toppen av den formelle hierarkiske strukturen til firmaet ditt. Den andre strukturen som er minst like viktig er den sosiale strukturen: Sørg derfor for å involvere respekterte og troverdige opinionsledere med brede kontaktnettverk innad i organisasjonen!
  • Lag en kommunikasjonsplan: Spesifiser i det minste hva som skal sies, hvem som er mottaker av kommunikasjonen, hvem som skal presentere, formålet med kommunikasjonen, og når det skal leveres.
  • Bruk alle kanaler: Internmøter, interne sosiale samhandlingsplattformer, epost, presentasjoner, flyere, etc.
  • Vær løsningsfokusert: Snakk om hvordan ITSM skal gjøre hverdagen bedre. Hold deg unna lastede ord som «krav», «regime» og «compliance».

3. Langsiktig verdiskapning: Begynn med grunnprosessene

Sørg for at rammeverket tar vare på seg selv, og dermed er bærekraftig. De grunnleggende prosessene er de som fokuserer på langsiktig verdiskapning og som sikrer levedyktigheten til rammeverket. De er alle basert på en  PDCA-syklus for å øke modenheten til ITSM-rammeverket. Det er ingen naturlig innfasingspunkt for meta-prosessene etter påbegynt implementering.

For ITIL, start med Continual Service Improvement.

4. Kortsiktig verdiskapning: Fokusér på Quickwins

Quickwin: Høyest mulig verdiskapning med minimal innsats.

100% av ITSM-prosjekter som bruker mer enn 1 år på å levere verdi feiler (dette er min personlige magefølelse). Det er derfor viktig å ha fokus på å levere verdi underveis.

Det er vanskelig å flette sammen punkt 3 ovenfor med dette punktet, for disse to produktene kan tegnes på  to endepunkter av en linje for umiddelbar verdiskapning. Enkelt forklart, så betyr dette at innføringsprosjektet ditt er nødt til å ha to fokusområder: Mens du er opptatt med å lage grunnprosessene (langsiktig verdiskapning), så er du nødt til å kjøre de samtidig for å vise til raske forretningsmessige fordeler (kortsiktig verdiskapning).

5. Vær smidig, men hold fokus!

Som forretningsutvikler er ens kunnskap brukbar i mange situasjoner, og det kan være både fristende og lett å vise til verdi ved å involvere seg i brannslukningsoppdrag. Det er viktig å være smidig og vise velvillighet, men som hovedansvarlig for implementeringen av ITSM, så er det du som bærer sannsynligheten for å fullføre ITSM-implementeringen med suksess. Dette bringer deg inn i situasjoner som har motstridende fokus og interesser. Her gjelder det å være smart.

Mine tips er:

  • Hold fokus: Kjør implementeringsprosjektet etter et prosjektstyringsrammeverk ala PRINCE2 som sikrer små iterasjoner med rask verdiskapning. Tenk gjerne Scrum. Sørg for at ITSM-implementeringen ikke mister moment.
  • Utøv smidighet: Vær vennlig, tilpasningsdyktig og løsningsorientert. Hjelp andre med deres problemer, og inngå kompromisser.
  • ITSM er presserende: Alle firmaer har svært stor nytte av å implementere ITSM i større eller mindre grad. Sørg for at prosjektsponsorene (ledelsen) og andre interessenter har en felles oppfatning av hvor presserende behovet for ITSM-implementeringen er. Husk på å ikke miste fokus.

Sørg for at disse to momentene er i balanse.

Lykke til!

Legg igjen en kommentar

Fyll inn i feltene under, eller klikk på et ikon for å logge inn:

WordPress.com-logo

Du kommenterer med bruk av din WordPress.com konto. Logg ut / Endre )

Twitter picture

Du kommenterer med bruk av din Twitter konto. Logg ut / Endre )

Facebookbilde

Du kommenterer med bruk av din Facebook konto. Logg ut / Endre )

Google+ photo

Du kommenterer med bruk av din Google+ konto. Logg ut / Endre )

Kobler til %s