Hvordan bygge et Sosialt Intranett


Denne artikkelen er den første i en serie om hvordan man kan benytte seg av styrken til Sosiale Medier for å redusere kostnader knyttet til kommunikasjon- og kunnskapshåndtering i en bedrift.

Hva er et Sosialt Intranett?

Ifølge wikipedia, kan et sosialt nettverk-system kjennetegnes ved en web-basert tjeneste med tre hovedkomponenter:

  • muligheten til å samle seg i grupper med fellesinteresser,
  • mulighet til å koble seg opp mot venner og bekjente, og dermed danne egne nettverk, og
  • et anbefalingssystem basert på tillit mellom deltakerne.

Et «Sosialt Intranett» er dermed et lukket nettverk, slik som firmaenes Intranett-løsninger er idag, men som tar i bruk Sosiale Nettverk for å støtte opp under og lette kommunikasjonen mellom de ansatte. Termen dukket opp ila 2010, og det finnes allerede flere firmaer som leverer plattformer med dette formålet.

Som Erik Eskedal argumenterer, og Lene P kommenterer dreier det seg altså ikke om å bruke Facebook og Twitter til internkommunikasjon.

Kommunikasjonsparadokset

Vi bruker mer effort på å kommunisere på jobb enn på fritiden.

Jeg som er medlem av Generasjon X, har sett en verden uten mobiltelefoner og Internett. SMS og epost har vært hoved-kommunikasjonskanalene mine i et par tiår nå. Men siden jeg begynte å bruke sosiale medier for personlig kommunikasjonm, har innboksen til min private epostkonto stadig minnet mer om min fysiske postkasse. Begge inneholder omtrent dette idag:

  • svært få personlige brev fra familie og venner (<10 månedlig)
  • mye offentlig informasjon eller informasjon fra tjenesteleverandører (bank, strøm, nyhetsbrev, etc) (1-5 daglig), og
  • mest søppelpost i form av reklame jeg ikke er interessert i (10-20 daglig). Heldigvis har jeg gode SPAM-filtre!

Bruken av epost minker altså i den private sfære, til fordel for Sosiale Medier. På fritiden kommuniserer jeg med venner og bekjente, holder meg oppdatert om hva hundrevis av mennesker driver med, følger med på nyheter som interesser meg og lærer mye. Alt dette med svært liten effort.

Men i det øyeblikket mange av oss tar skrittet inn på kontoret, hopper vi mellom 5 og 10 år tilbake i tid. Hovedkommunikasjonskanalen på jobb er fremdeles epost. Mange ledere får over 100 daglige mailer og bruker mesteparten av arbeidstiden sin på å lese, skrive og lete etter informasjon i eposter. Mye tid går med på å rydde i innboksen, og mange av oss er enige i at mengden e-poster bør reduseres.

Dette paradokset er tvunget til å endres nå som millenniegenerasjonen begynner å ankomme arbeidsmarkedet. Dagens unge arbeidstakerne har ikke opplevd en verden uten Web 2.0 og de bruker stadig mindre epost. Ifølge denne Gartner-rapporten, vil 20% av de yrkesaktive benytte sosiale medier som hovedkommunikasjosnplattform på jobb innen 2014. Andre, som f.eks. Craig Roth i sine blogginnlegg [1][2], mener at dette ikke kommer så raskt. Men alle er enige i at endringen kommer før eller siden.

Holde business-perspektivet

Firmaer taper store penger på ineffektiv kommunikasjonshåndtering.

Det dreier seg om å holde business-perspektivet til firmaene med bedre verktøy.

Firmaer er interessert i å:

  • redusere kostnadene tilknyttet kommunikasjon,
  • øke kunnskapsdelingen, og
  • øke smidigheten, og være raske i beslutninger.

Firmaets ansatte er interessert i å:

  • Holde seg oppdaterte om hva kolleger gjør og tenker
  • Få tak i deres kunnskap og råd
  • Booke kolleger til prosjekter
  • Kontrollere hvilken informasjon andre får om meg
  • Tilpasse kommunikasjonsplattformen med utvidelser og apps
  • Kategorisering av egne innlegg og dokumenter
  • Redusere kommunikasjonsstøy
  • Vite om eller få tilgang til kollegers informasjonskilder

Ved å ta i bruk riktige elementer fra Sosiale Medier, kan vi bygge et Sosialt Intranett som vil ivareta disse interessene.

Eksperimentet

Fra idag og frem til juli 2011 skal jeg bruke tid på å vurdere plattformer for Sosialt Intranett: Én til to uker på hver plattform som konkluderes med en rapport jeg poster på denne bloggen. Jeg ønsker at du som leser engasjerer deg! Foreslå gjerne dashboards jeg skal vurdere, hjelp meg med å vurdere de, eller bare kommenter med dine synspunkter.

Her er et sett med momenter for vurderingen:

Generelle kriterier

  • Design og brukervennlighet: Er den intuitiv? Er den innbydende?
  • Prismodell: Er plattformen gratis? Har plattformen forskjellige abonnementtyper med tilhørende priser?
  • Eierskap til innhold: Ivaretas firmaets eierskap til informasjonen som legges inn?
  • High-lights: Nevneverdige elementer som ikke faller inn under noen av de andre kategoriene.

Tekniske kriterier

  • Arbeidsflate: Web-basert, Desktop-applikasjon, støtte for smarttelefoner, pads og tabs?
  • SoMe-kontroller: Hvilke kommunikasjonsverktøy finnes det i plattformen (walls, mentions, likes, etc)?
  • Integrering: Er løsningen tilpasset for integrasjon med andre systemer (autentisering, dokumenthåntering, epost, etc)?
  • Monitorering og analyse: Kan løsningen holde oversikt over aktiviteter og trender i diskusjonene?
  • Organisasjonsstruktur: Har plattformen muligheter for å gjenspeile typiske organisasjoner med avdelinger, teams og prosjektgrupper?

Listen må nok bearbeides litt slik at vi ender totalt på 4-5 kriterier.

Hva synes du?

Legg igjen en kommentar

Fyll inn i feltene under, eller klikk på et ikon for å logge inn:

WordPress.com-logo

Du kommenterer med bruk av din WordPress.com konto. Logg ut / Endre )

Twitter picture

Du kommenterer med bruk av din Twitter konto. Logg ut / Endre )

Facebookbilde

Du kommenterer med bruk av din Facebook konto. Logg ut / Endre )

Google+ photo

Du kommenterer med bruk av din Google+ konto. Logg ut / Endre )

Kobler til %s